Jak przyjmować klientów biznesowych w swojej firmie?

Czy słyszałeś o regule 10 sekund? Według specjalistów od komunikacji społecznej wystarczy mniej więcej tyle, aby pozostawić po sobie dobre wrażenie i tym samym osiągnąć to czego oczekiwaliśmy od danej relacji. Nawiązywanie kontaktów, a w szczególności ich podtrzymywanie to ważna kwestia w życiu prywatnym, a jeszcze bardziej zawodowym. W przypadku przedsiębiorstw decydują one o sukcesach firmy i co najważniejsze dochodach, które zapewniają byt zarówno właścicielom jak i pracownikom.
Pewnie zastanawiasz się dlaczego akurat my o tym wspominamy? Przecież jesteśmy małą, rzemieślniczą palarnią kawy, która jak sama nazwa wskazuje zajmuje się paleniem ziaren. Nie jesteśmy przecież konsultantami ds. komunikacji, chociaż...
Przypomnij sobie jak wyglądają Twoje spotkania prywatne czy też zawodowe. Pewnie się nie pomylimy, że najczęściej siadasz z rodziną, znajomymi lub klientami do stołu. Jeśli natomiast mowa o stole to zazwyczaj jest on nakryty. W zależności od okazji są tam potrawy, słodkości i obowiązkowo napoje. Mówiąc o tych ostatnich, o czym myślisz? A no właśnie herbacie, wodzie i kawie.
Kawa stanowi pretekst do wielu rozmów, z kolei to jak jest podana i smakuje świadczy o gospodarzu. Pierwszy łyk Twojego gościa to w pewnym sensie 10 sekund, które może stać się kluczowe w nawiązaniu relacji. Dzięki kawie możesz wzmocnić swoje pierwsze wrażenie, a być może nawet odwrócić to co wydarzyło się na początku, a nie do końca złożyło się tak jak tego chciałeś.

Przyjmowanie gości w firmie – podstawy

Tak jak wspominaliśmy wcześniej, w tym artykule zamierzamy skupić się na relacjach biznesowych, a w szczególności odpowiednim przyjmowaniu gości w firmie. Naszą tajną bronią będzie czarny, aromatyczny trunek. Zanim jednak podamy kawę do stołu, trzeba zadbać o podstawy. Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą i aspirujesz wysoko, znajomość zasad etykiety biznesu jest obowiązkowa. Bycie profesjonalistą, a przede wszystkim człowiekiem, z którym chce się współpracować i robić interesy wymaga odpowiedniego wprowadzenia. Poniżej przedstawiamy  kilka wskazówek.
 

• Zadbaj o miejsce parkingowe i odpowiednie oznaczenia

To dobrze świadczy o Tobie jako gospodarzu. Postoje dla gości, życzliwa obsługa w holu lub odpowiednie oznaczania, to ważny element budowania wizerunku, a tym samym pierwszego wrażenia. Postaraj się o to, aby goście poczuli się zaopiekowani jeszcze przed tym zanim Cię poznają, w końcu to Ty jesteś twarzą firmy. Warto zatem zadbać o spójność i harmonię przekazu. Chaos, niejasność oraz brak konkretów w relacjach biznesowych mogą skutecznie utrudnić nawiązanie współpracy.
 

• Pamiętaj o miłej obsłudze

Pierwszy kontakt gości z firmą to często rozmowa z pracownikiem obsługującym sekretariat. Warto zatem powierzyć tę funkcję osobie życzliwej, uprzejmej i kompetentnej. Sekretariat to miejsce, w którym zaproszony często czeka, dlatego wygodne fotele lub krzesła są istotnym elementem wyposażenia. Ponadto wieszak, na który można odłożyć odzież wierzchnią oraz pojemnik na parasole. Mimo wszystko zawsze planuj grafik tak, aby klient nie musiał na Ciebie czekać.
 

• Przywitaj się odpowiednio

W swojej firmie Ty jesteś gospodarzem, zatem to Ty podajesz pierwszy rękę i witasz się z gośćmi. Uścisk powinien być zdecydowany, krótki i pewny siebie, ale bez arogancji i siły. Według różnych źródeł kolejność podawania dłoni w relacjach biznesowych jest inna od tej w towarzyskich. W pierwszej kolejności należy się zatem przywitać z osobą wyższą rangę (w sytuacji, gdy przyjmujemy grupę osób), bez względu na płeć. Wchodząc do gabinetu lub sali konferencyjne gospodarz powinien podążać nieco przodem, tak aby wskazywać kierunek. Po otwarciu drzwi jednak przepuszczasz wszystkich zaproszonych i wchodzisz ostatni.
 

• Zaproponuj napoje

Gdy wszyscy zajmą już miejsca przy stole, stojąc zaproponuj coś do picia. Najlepiej wymienić na samym początku czym dysponujesz. Jeśli możesz pozwolić sobie na pomoc, osoba asystująca powinna zebrać zamówienia, w tym te na gorącą kawę i herbatę. Jeśli to zadanie należy jednak do Ciebie zadbaj o to, aby goście nie musieli za długo czekać. Możesz im umilić czas zostawiając wcześniej na stole prospekty lub ulotki, z którymi będą mogli się zapoznać.
 

• Podaj do stołu

Podawanie należy rozpocząć od gości. Filiżanki/szklanki podaje się prawą ręką z prawej strony. Uwaga, jeśli jednak istnieje ryzyko poparzenia, ze względu na ograniczoną liczbę miejsca, zrezygnuj z przeciskania się między gośćmi! Postaw tacę na środku, albo przy gospodarzu. Po tym wstępie zazwyczaj rozpoczyna się już merytoryczna część spotkania, do której oczywiście obowiązkowo trzeba się przygotować. Dobra kawa na pewno pomoże się rozluźnić i wprowadzić w pozytywny nastrój, ale niestety nie zastąpi konkretów dotyczących współpracy.
 

• Pożegnanie gości

Po zakończeniu spotkania podziękuj za wizytę. Pamiętaj również o tym, aby odprowadzić zaproszonych do wyjścia. Podobnie jak przy powitaniu podaj dłoń na do widzenia.

Dlaczego warto zadbać o kawę w biurze?

Kawa zajmuje honorowe miejsce wśród napojów, które są najczęściej proponowane na spotkaniach. Mimo wszystko warto zaopatrzyć się również w dobre herbaty liściaste. Goście coraz chętniej pytają o ulubione napoje nawet w sytuacjach biznesowych. Przygotuj się zatem na różne upodobania i daj klientom to czego chcą, a na pewno sprawisz im w ten sposób przyjemność i przełamiesz lody w negocjacjach.
W związku z tym, że kawa jest mimo wszystko najpopularniejsza, a do tego coraz więcej osób interesuje się jej pochodzeniem, właściwościami i sposobami parzenia, dobrze zaopatrzyć się w profesjonalny sprzęt oraz dobrej jakości kawę ziarnistą.
Ekspres ciśnieniowy w nowoczesnych przedsiębiorstwach jest tak samo ważnym narzędziem jak choćby drukarka. Coraz więcej firm decyduje się na profesjonalny sprzęt do stołówek po to, aby zapewnić swoim pracowników wysokiej jakości kawę w biurze. Wspólne rozmowy przy czarnym trunku pomagają zacieśnianiach relacje, ale również pobudzają do twórczego myślenia i nieskrępowanego wyrażania opinii. Wspólne picie kawy zbliża do siebie i dzięki temu łatwiej się komunikować, zresztą tak samo jak w życiu prywatnym. Rozładowywanie negatywnych emocji, chwila przerwy i zastrzyk energii – to główne zadania kawy biurowej.
Podobnie jest z przyjmowaniem gości. Ciepły aromatyczny napój pobudza zmysły i nastraja pozytywnie. Kawa większości z nas kojarzy się z przyjemnością i relaksem a to emocje, które podczas trudnych rozmów mogą sprzyjać nawiązywaniu konsensusu. Kawą skutecznie wykreujesz atmosferę, której potrzebujesz aby osiągnąć swoje cele.
Pamiętaj jednak o tym aby podawać ją w odpowiedniej zastawie. Najbezpieczniej postawić na klasykę, czyli białe filiżanki ze spodkiem. Można na nich umieścić również skromne logo firmy, dzięki czemu zapadniesz w pamięć jeszcze lepiej. Jeśli dodatkowo czarny napój zachwyci gości swoim smakiem, zyskasz niesamowity efekt. Zaproszeni w ten sposób zanurzą się w Twojej działalności wszystkimi zmysłami. Skojarzenie pysznej kawy z logo Twojej firmy to kotwiczenie przyjemnych skojarzeń.

Dobra kawa do biura i na spotkania biznesowe

Bez wątpienia najbardziej aromatyczne i esencjonalne, a zarazem najzdrowsze są kawy ziarniste. Równie ważny jest dobry ekspres z młynkiem, a do tego funkcją spieniania mleka, to dobra inwestycja, która się opłaca. Kawosze, a wśród Twoich gości zapewne takich znajdziesz, docenią ten gest bez dwóch zdań. Co więcej oryginalne, rzadkie ziarna kawy mogą stać się ciekawym temat podczas „small talku”  i tym samym czymś co pozowali zacieśnić relacje jeszcze bardziej.
Lubimy ludzi, z którymi mamy coś wspólnego. Chętniej podtrzymujemy relacje z tymi, których darzymy sympatią, a nawet spełniamy im przysługi. To zresztą udowodnione „regułę lubienia” opisał m.in. Robert Cialdni w książce „Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka”.
Zanim jednak zaczniesz szukać najodpowiedniejszego gatunku kawy do Twojego biura, zobacz jak łatwo możesz stworzyć oryginalne kompozycje w naszej „Jaskini Kawy”. W coffeecave.pl przygotowujemy indywidualne mieszanki, które się wyróżnią, a co najważniejsze łatwo zapadną w pamięci.
Możesz wybierać spośród aromatycznych kaw ziarnistych i mielonych. Nasze ziarna pochodzą z niewielkich gospodarstw, od sprawdzonych producentów. Dodatkowo przygotujemy także spersonalizowaną etykietę z logo Twojej firmy. Więcej na ten temat znajdziesz w zakładce Oferta dla firm.
Podsumowując: każde spotkanie biznesowe to gra. Istnieje wiele zasad i technik wpływu, a nawet manipulacji, ale na dłuższą metę to nie zdaje egzaminu. Prawdziwe emocje, a w dalszej kolejności relacje, tworzą się wtedy, gdy zaangażowane są zmysły. Jeśli pragniesz sukcesów i wartościowych znajomości, zadbaj o to aby kojarzyć się pozytywnie. Aromatyczna kawa o niebiańskim smaku jest jednym z elementów, które mogą wytworzyć taką atmosferę jakiej sobie życzysz. Z oryginalną i smaczną kawą zrobisz dobre pierwsze wrażenie, albo zyskasz dodatkowe 10 sekund. Chociaż patrząc na to ile łyków jest w filiżance może nawet znacznie więcej?